プロジェクトが長期化する原因と、僕が対策していること

制作に限らず、クライアントと一緒に進めるようなプロジェクトでは、しばしば想定以上に長期化してしまうことがあると思います。

「これ、一生終わらないんじゃないか…?」

って思いながら今まさに苦しんでいる方もいるかもしれません。

僕も長期化するプロジェクトには大分苦しめられてきたので、原因や対策を考えていきたいと思います。

長期化したプロジェクトは「無駄」の宝庫

想定より長期化しているなら、そのプロジェクトには必ず「無駄」が発生しています。

無駄な作業

度重なる仕様変更などで、際限なく修正が発生し、全く前に進まなくなってしまった経験がある人も多いんじゃないでしょうか。

途中で話が180度変わってしまう、なんて悲惨なプロジェクトも稀にありますが、1からやり直しなんてことになればそれまでの作業はすべて無駄。

そうなったらもう、目も当てられません。

無駄な待ち時間

担当者が忙しかったりする時によくあることですが、約束の日程になっても連絡がなく、電話をしてもメールをしても捕まらない。。

あまりに長期でつながらない場合は諦めて他のプロジェクトに注力するのも手ですが、1日程度のズレであれば全体のスケジュールは変えずに進められるはずなので「連絡が来た場合」を考えてスケジュールを組むことも多いと思います。

遅れるなら遅れるでいつまでに連絡があるかを伝えてくれれば、その間他に時間を使えるので助かりますよね。

ですが、悲しいことにこのタイプの方はまずそんな連絡はくれません。

無駄なメンバー

意外とよくあるのがこの無駄なメンバーがいる場合。

少し大きめのプロジェクトになってクライアントも担当者が数名になる場合があると思いますが、ノリでプロジェクトメンバーを決めてしまう会社も多く「この人いったい何担当なの…?」という人が現れはじめます。

更に残念なのは、「無駄なメンバー」は役割が無い分真剣さも低いため、プロジェクトの根っこを把握せずに参加しているケースが殆どです。

そのため、意味のない発言やそもそも論を唱え始め、プロジェクトをかき乱してしまうこともしばしば。

プロジェクトが長期化する原因

誰もプロジェクトを伸ばしたくて伸ばしているわけじゃないので、長期化するには必ず以下のような理由があります。

要件定義が出来ていない

当然ですがクライアントからの発注で何かをする以上、●●に対する費用が▲▲といった契約になるはずですよね。

しかし長期化するプロジェクトではこの作業内容がはっきり定められておらず「完了すること」だけが費用の対象となってしまっています。

細かい話をすると受注できない、といった理由で要件定義を曖昧にしてしまう会社もありますが、やはりそういった会社はクライアントの言いなりになってしまい、案件の長期化が目立ちます。

スケジュール調整が度々発生している

これは「プロジェクトのスケジュールを延長する」ことに関係者が慣れてしまっているケースで良く見られます。

スケジュール調整が度重なれば、プロジェクトに疲れてしまうのも分かります。

しかしあまりに適当な管理では、「間に合わなかったら伸ばせばいい」が前提になり、それが「その内やればいい」になり、最悪の場合は「やらなくていい」つまりペンディングという最悪の事態を招いてしまうかもしれません。

スケジュールの引き方に問題がある

そもそもスケジュール自体に問題がある場合もあります。

僕は他社の出したスケジュールを見る機会も多いのですが、「明らかにこれ、無理だよね?」みたいなスケジュールがまあ多いこと。

自分たちの日程もそうですし、クライアントに求める日程も短すぎる。

プロジェクトに業務時間の全てを使える人は殆どいないので、1日誰かが早退しただけでも破綻してしまうようなスケジュールを組めば、調整が発生するのは当然。

そしてその調整が前項のような状況へとつながっていくという訳です。

ちなみに、スケジュールをざっくりしか決めたがらない人は要注意。

最初から自分のペースでしか進めたくない人なので、しっかり管理しないとプロジェクトの長期化が避けられません。

クライアントにとってプロジェクトの重要度が低い

これはクライアントと連絡がつなくなるパターンに多い理由。

言わずもがな、プロジェクトは忙しい中時間を作り、共同で進めるものですが、担当するメンバーの業務環境は様々なので、プロジェクトの重要度を同じレベルで感じてもらうのは意外と大変。

その温度差が大きいとクライアントと連絡がつかなくなります。

※担当者さんによってはとんでもない業務量を抱えている人もいて、「この人初めからプロジェクトに時間避ける人じゃないのでは」ってこともあります。

自分たちもスケジュールを守れていない

「自分たちもスケジュールを守れていないから、クライアントに催促できない」

なんてパターン。

個人的には完全にアウトだと思うのですが、ルーズな会社の取引先にはルーズな会社が集まるもの。

お互いがそれで良いのであれば何も言うことはありませんが、不思議とこのパターンはお互いに不満を持っているんですよね。

心境を想像してみましたが、僕にはちょっとよく分かりませんでした。

プロジェクトを長期化させないコツ

ここからは僕がプロジェクトの進行で気をつけていることをまとめていきます。

担当を明確にする

必要なメンバーだけで進めるのが理想なのですが、クライアント側の参加者を選ぶことは流石にできません。

そこで、複数メンバーがいるのであれば必ず役割を振って何のために自分が参加しているのかを各自が認識できるようにしています。

しかし、細かく役割を分けすぎるとかえって混乱してしまうので、クライアント側で最終決定権を持つメンバーを決めてもらい、その人率いるチームとのプロジェクトへと形を調整することもあります。

理解度を確認し、説明しながら進める

要件定義など依頼前のすり合わせはもちろんですが、進行しながらも

  • 現ステップの目的と役割
  • 今あなたにお願いしている内容

などを説明しつつ、都度ステップの理解度を合わせて進められるようにしています。

クライアントには今なにをしているのか把握仕切れていないために遅れてしまう方もいるので、現ステップの目的共有をすると、比較的スムーズに対応してもらえるのでおすすめです。

スケジュールに細かく日程を設定する

細かすぎるスケジュールはかえって良くないという話を聞くこともありますが、僕はできるだけ細かく設定しています。

自分の作業納期ももちろんですが、クライアントにお願いする確認作業にも、プロジェクト開始時点で納期日を設定させてもらっています。

少し窮屈な感じが出てしまうのが難点ですが、あらかじめ日程が分かっていれば予定も組んでもらいやすいので、後から「忙しくてできない!」となる可能性を下げることができます。

スケジュールに予備日を含める

プロジェクト開始前に細かな日程を出すと記載しましたが、この通りに進むことはまずありません。

なので、ある程度遅れることはむしろ前提に、最初に設定するクライアント納期は最短-3日程度の設定を記載しています。

記載のスケジュール通りに進むならそれは納期短縮にもなるし、基本を-3日にしておけばどこかで大きく遅れがでても取り戻しやすくなります。

慎重確認をリズム化する

クライアントにお願いしている納期の2日前に電話で慎重確認をすることルール化する対策です。

連絡があったと気付いてもらえるだけでも動き出してくれる可能性はぐっと高まるので効果は大きいです。

ただ、これは相手からしてもしつこい、面倒な対応なので、前科持ちというかなんというか、慢性的に遅れが出るクライアント限定で行なっています。

自分はスケジュールを絶対守る、出来れば前倒し

当たり前ですが、自分たちの納期は必ず守ります。

クライアントへ-3日で提示しているので、自分たちもクオリティさえ守れるなら納期は-1日を目指しています。

まとめ

この記事で紹介してきた通り、プロジェクト遅延の課題は関わる人の意識/認識にあることが多いです。

スケジュール管理はディレクターとして手腕が問われる部分ですが、ここまでやっても、遅れる時は遅れてしまうのがプロジェクト。

僕も昨年はそんなに大きくないのに半年近くかかってしまったプロジェクトが複数あったので、まだまだ工夫していかなくてはいけません。

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